Электронная почта — одна из наиболее популярных и уже необходимых услуг Интернет. Система обмена электронной корреспонденцией аналогична обычной (бумажной) системе обмена почтовыми сообщениями. Однако возможности, предоставляемые Интернет, позволяют нам организовать переписку таким образом, что сам процесс работы с электронными письмами становится эффективным и интересным занятием. Основная привлекательность электронной почты ее эффективность. Однако есть и другие преимущества такого вида связи:
• не требуется одновременного присутствия обоих абонентов для связи друг с другом;
• сохранение электронной копии послания таким образом, что оно может быть передано дальше, а также может стать объектом автоматизированной компьютерной обработки;
• сообщение одновременно может быть послано нескольким абонентам;
• в сообщение могут быть включены файлы данных, содержащие нетекстовую информацию;
Электронная почта, или e-mail, — мощное средство, с помощью которого пользователь может переслать другому пользователю, имеющему электронный почтовый адрес, все, что может быть создано с помощью компьютера. Сообщения электронной почты обычно включают текст, графику, присоединенные файлы, аудио и видео. Электронные сообщения легко:
прочитать и уничтожить;
прочитать и сохранить;
прочитать и дать ответ;
отредактировать и сохранить или переслать другому лицу;
распечатать.
Электронная почта удобна тем еще для проведения диалога, что может также фиксировать обмен сообщениями по конкретной теме, отражая, таким образом, «историю вопроса».
Формат электронного сообщения
Сообщение, передаваемое по электронной почте, оформляется в соответствии с международными стандартами. Обязательным элементом электронного сообщения является почтовый адрес абонента, кому адресовано письмо, т.е. адрес получателя. Электронное письмо состоит из заголовка, своеобразного конверта, и следующего непосредственно за ним самого сообщения. Заголовок сообщения имеет следующие основные поля:
От: имя отправителя и его электронный почтовый адрес.
Кому: электронный адрес получателя (Обязательное поле).
Копия: адреса тех, кому направлена копия этого сообщения.
Скрытая: адреса тех, которым направлена скрытая копия этого сообщения.
Тема: тема сообщения.
Дата: дата и время отправки сообщения.
Строки заголовка От и Дата обычно формируются автоматически программными средствами почтовой системы. Строка Тема определяет тему переписки, - если пользователь не заполнил эту строку, то она может формироваться автоматически, например, быть перенесена из того письма, на которое пользователь дает ответ (с прибавлением префикса).
Не все эти строки обязательно должны присутствовать в заголовке. Кроме того, заголовок может содержать некоторые служебные строки, которые используются почтовой системой для специальных нужд.
Почтовые ящики
В системе электронной почты для каждого пользователя администратор создает отдельный почтовый ящик.
Извещение
Системы электронной почты могут извещать получателей о том, что на их имя поступило сообщение. При этом компьютер получателя подает звуковой, визуальный или тот и другой сигналы одновременно.
Подтверждение приема
Программа электронной почты может информировать отправителя о том, было ли получено и прочитано посланное им сообщение.
Ответ
Большинство систем e-mail предоставляет адресату возможность ответить на сообщение простым щелчком кнопки ответа, не вводя полный e-mail адрес. Пользователи могут сохранять сообщения от людей, с которыми они часто связываются, и не заботиться о деталях адресации, если в будущем возникнет необходимость вновь обменяться сообщениями.
Присоединенные файлы
Современные системы электронной почты позволяют пользователям присоединять к сообщениям не только текстовые файлы. Присоединения могут включать электронные таблицы, базы данных, графику, видео- и аудиозаписи.
Этикет электронной почты
Работа с электронной почтой вовлекает большое количество людей во взаимодействие друг с другом. Поэтому при работе с электронной почтой рекомендуется соблюдать некоторые несложные правила, защищающие интересы отправителя и адресата.
• При переписке соблюдайте правила достойного общения. Электронная почта не анонимна и источник сообщения можно легко вычислить.
• Рекомендуется указывать тему сообщения. Это позволит получателю рассортировать свою корреспонденцию.
• Читайте вашу почту. Регулярно просматривайте приходящую почту. Невежливо по отношению к отправителям копить сообщения, не отвечая на них. К тому же информация быстро устаревает и можно что-нибудь упустить.
• Не запрашивайте подтверждения о получении без особой надобности.
• Используйте отметки о важности сообщения только в случае его действительной важности.
Создание нового письма
Для составления нового сообщения нажмите ссылку Написать письмо на странице почтового сервера.
В поле Кому укажите электронный адрес получателя письма. Можно напечатать либо адрес Е-mail, либо имя получателя, если вы занесли его в адресную книгу.
Адрес получателя - единственное что необходимо для отправки письма. Если вы оставите остальные поля пустыми, программа пошлёт адресату пустой конверт содержащий только ваш обратный адрес.
Замечание. В некоторых случаях пустое письмо тоже имеет смысл. Например, чтобы получить инструкцию по работе с информационным сервером Wordserver (словарь, энциклопедия, анаграммы и акронимы по e-mail), отправьте пустое письмо по адресу: wsmith@wordsmith.org.
Поле Копия. Заполнение этого поля не является обязательным. Здесь можно перечислить получателей копии письма.
Тема письма (заголовок) указывается в поле Тема.
Замечание. Многие информационные серверы выполняют команды заданные в поле Тема. Например, для получения справки об сервисах Infomania (погода, каталог CD-дисков и другое) пошлите письмо по адресу infobot@infomania.com написав в поле Тема слово HELP.
Текст письма. Текст письма вводится в специальном окне и может быть оформлен различными шрифтами с применением форматирования абзацев.
Присоединение файлов
Большинство программ электронной почты позволяют пересылать вместе с текстовыми сообщениями заранее подготовленные файлы (текстовые, графические, программы).
Для присоединения (прикрепления) каждого файла следует найти его на своем компьютере с помощью кнопки «Обзор», а затем щелкнуть по кнопке «Присоединить». После этого обязательно следует дождаться обновления страницы.
Замечание. Различные почтовые серверы допускают пересылку определенного количества файлов, определенного суммарного размера (объема в байтах). Информация об этом обычно имеется в окне создания письма.
Отправка и получение почты
Когда вы подготовили письмо и нажали кнопку Отправить, письмо пересылается на сервер и – после успешной передачи письма – перемещаются в папку Отправленные. При этом на странице появляется сообщение примерно следующего содержания: Ваше письмо по адресу отправлено.
Работа с почтой
Все новые сообщения попадают в папку Входящие, непрочитанные сообщения выделяются жирным шрифтом.
Печать писем. Для распечатки текущего письма выберите меню Файл, Печать ([CTRL+P]).
Сохранить в отдельном файле письмо можно используя меню Файл, Сохранить как….
Удалить ненужные сообщения можно нажав кнопку «Удалить». Все удаленные письма попадают в папку Корзина (Удаленные).
Сортировка почты. Письма можно перемещать или копировать из папки в папку. Таким образом можно упорядочить архив писем по темам.
Поиск сообщений. Когда объём переписки большой, и накопился значительный архив писем, найти нужное сообщение можно используя кнопку НАЙТИ ПИСЬМО.
Настройки. Изменить настройки работы с почтой, можно щелкнув по ссылке НАСТРОЙКИ.
Адресная книга
Адресная книга позволяет записать как отдельный адрес, так и создать группу рассылки. Из главного окна программы адресная книжка вызывается щелчком по ссылке АДРЕСА (Адресная книга).
Для добавления новой записи нажмите ссылку ДОБАВИТЬ АДРЕС. Обратите внимание, что для одного человека можно указать несколько адресов электронной почты, один из которых задается основным.
Кроме индивидуальных адресов, программа позволяет задать группу адресов. Для этого щёлкните по ссылке СОЗДАТЬ СПИСОК. Теперь укажите название группы и список адресов.
Когда вы записали в книжку имя и адрес получателя, вы можете, при составлении нового письма, не указывать полный адрес электронной почты, а указать только ник или фамилию получателя. Программа автоматически просканирует книжку и подставит нужный адрес.