Практическая работа 18
Закрепление основных навыков работы с электронными таблицами, знакомство с понятием «сортировка данных»
Цель: закрепить основные навыки работы с электронными таблицами, научиться производить сортировку данных.
Время на выполнение: 2 часа.
Оборудование: ПК Pentium 3; ПО ОС Windows XP, ТП Microsoft Office Excel.
Содержание работы:
Загрузите ТП Microsoft Office Excel.
Упражнение заключается в создании и заполнении бланка товарного счета (рис. 1).
Рис. 1
Выполнение упражнения лучше всего разбить на три этапа:
1-й этап. Создание таблицы бланка счета.
2-й этап. Заполнение таблицы.
3-й этап. Оформление бланка.
1-й этап.
Заключается в создании таблицы.
Основная задача - уместить таблицу по ширине листа:
- предварительно установите поля, размер и ориентацию бумаги Файл - Параметры страницы...;
- выполнив команду Сервис- Параметры..., во вкладке Вид в поле Параметры окна активизируйте переключатель Авторазбиение на страницы (рис. 2).
Рис. 2
В результате вы получите в виде вертикальной пунктирной линии правую границу страницы (если ее не видно, переместитесь при помощи горизонтальной полосы прокрутки вправо) и нижнюю границу страницы (для того чтобы ее увидеть, переместитесь при помощи вертикальной полосы прокрутки вниз).
Авторазбиение на страницы позволяет уже в процессе набора данных и форматирования таблицы следить за тем, какие столбцы помещаются на странице, а какие нет.
Рис. 3
– Создайте таблицу по предлагаемому образцу с таким же числом строк и столбцов (рис. 3).
– Выровняйте и отформатируйте шрифт в ячейках-заголовках, подберите ширину столбцов, изменяя ее при помощи мыши.
– Введите нумерацию в первом столбце таблицы, воспользовавшись маркером заполнения.
– «Разлинуйте» таблицу, используя линии различной толщены. Обратите внимание на то, что в последней строке пять соседних ячеек не имеют внутреннего обрамления.
– На этом этапе желательно выполнить команду Файл - Предварительный просмотр, чтобы убедиться, что таблица целиком вмещается на листе по ширине и все линии обрамления на нужном месте.
2 этап.
Заключается в заполнении таблицы, сортировке данных и использовании различных форматов числа.
– Заполните столбцы «Наименование», «Кол-во» и «Цена» по своему усмотрению.
– Установите денежный формат числа в тех ячейках, в которых размещены суммы, и требуемое число десятичных знаков, если они нужны.
В нашем случае это пустые ячейки столбцов «Цена» и «Сумма». Их можно выделить и выполнить команду Формат - Ячейки..., выбрать вкладку Число, категорию Денежный, а в поле Обозначение - р. (рубли). Это даст вам разделение на тысячи, чтобы удобнее было ориентироваться в крупных суммах.
– Введите формулу для подсчета суммы, которая заключается в умножении цены на количество, и заполните формулой ряд ячеек вниз.
– Введите формулу в ячейку для итоговой суммы. Для этого выделите ячейку, в которой нужно поместить результат, нажмите кнопку панели инструментов и выделите блок тех ячеек, которые нужно сложить.
– Попробуйте изменить данные в отдельных ячейках и проследите, как изменится результат вычислений.
– Отсортируйте записи по алфавиту.
Для этого выделите все строки таблицы, кроме первой (заголовка) и последней («Итого»), можно не выделять и нумерацию.
Выполните команду Данные- Сортировка... (рис. 4), выберите столбец, по которому нужно отсортировать данные (в нашем случае это столбец В, так как именно он содержит перечень товаров, подлежащих сортировке), и установите переключатель в положение «По возрастанию».
Рис. 4
3-й этап,
– Для оформления счета вставьте дополнительные строки перед таблицей.
Для этого выделите несколько первых строк таблицы и выполните команду Вставка - Строки. Вставится столько же строк, сколько вы выделили.
– Наберите необходимый текст и после таблицы. Следите за выравниванием.
Обратите внимание, что текст «Дата получения «___»________200__г.» и фамилии руководителей предприятия внесены в тот же столбец, в котором находится столбик таблицы «Сумма» (самый правый столбец нашей таблички), только применено выравниванию вправо.
Текст «СЧЕТ №» внесен в ячейку самого левого столбца, и применено выравнивание по центру выделения (предварительно выделены ячейки одной строки по всей ширине таблицы счета).
Вся остальная текстовая информация до и после таблицы внесена в самый левый столбец, выравнивание влево.
– Выполните просмотр.
Рис. 5
Задание для тренировки:
Подготовьте и заполните накладную (рис. 5) на получение каких-либо товаров, воспользовавшись предлагаемым бланком.
Поместите в ячейки таблицы формулы, примените денежный формат числа.
Контрольные вопросы
1. Как установить авторазбиение на страницы?
2. Как отсортировать данные в таблице?